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Ai来了,怎么提问?-- 提问的魅力和技巧

2024-04-16 20:14:44 371

提问的魅力和技巧:如何结构化提问?

沟通,本质就是提问和回答提问。每天,我们都在提问,同时也在回答提问。
AI来了,我们可以向“博学”的ChatGPT提问了。但是你会发现,即使向GPT提问,也不能随意地、胡乱地问,而是需要有条理地、有结构地、详细地说明提示词。
正如古语所说:种瓜得瓜,种豆得豆。同样,种下什么样的提问,就会收获什么样的回应和答案。
如果你的提问模糊、混乱,你也将得到模糊、混乱、不知所云的答案。如果你的提问精准、清晰,你也将得到精准、清晰的答案。
提问不仅关系到是否能得到答案和解决问题,还展现了一个人的思维方式、思考深度、段位身份和价值观。所以,每个人都要学一些提问的技巧和方法

01

为什么要提问?


提问肯定是有目的的,通常来说我们通过提问主要是为了达到以下目的:

  • 收集信息、资料和数据,获得自己想知道的答案,进而驱动业务决策。最常见的场景就是向专家提问获取行业、竞争对手的信息

  • 明确工作任务和指示,以便更好地完成目标和指派的任务,防止南辕北辙,偏离方向。最常见的场景就是向老板和上级提问

  • 明确工作进展和目标达成情况,以便知道业务和项目是否正常运行。最常见的场景就是向下属提问

  • 展示个人实力和价值,促进双方关系,更好地了解对方的情况。最常见的场景就是面试时向面试官提问

除此之外,还可以通过提问激发别人的好奇心、吸引别人的关注、对别人形成积极引导等。




02

如何提问?

大部分人会觉得提问沟通这类工作是件很艺术化的事情,很难标准化和结构化。
而现实情况是,做任何事情,思路清晰、结构清楚是最基本的,只有把最基本的事情做好了,自由发挥、艺术性改变才有意义。如果提问和沟通缺乏结构和条理,再强的艺术性也是很难被别人理解的。
那么如何结构化地进行提问?这里分为4个步骤。


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1. 明确提问的目的
提问之前确认自己提问的目的是什么,想要通过提问得到什么答案,提前确认好提问的范围和边界。
一般来说,职场里提问的常见目的就是我们上文提到的四种类型。
2.明确向谁提问
向谁提问能够获得问题的答案?这些人具备什么背景或知识?这样便于我们更好地调整提问的方式。


与上文对应,提问对象通常也包含四类:专家、上级、下属、面试官

3. 提前准备

要想得到自己期望的答案,精心准备是必不可少的。

(1)向行业专家和竞争对手提问

如果是向行业专家和竞争对手提问,由于彼此都比较陌生,信任感不足,且需要在1-2小时的时间里通过提问获取大量的、专业的信息和知识,属于高密集度、高难度的提问,会面临较大的提问压力。因此需要提前准备好行业知识、企业信息、访谈大纲或问题清单

访谈大纲就是要对提问的问题进行逻辑拆解和梳理后,形成的一个问题清单。它既是对我们研究问题的思路梳理,也是对访谈中要获取信息的罗列,可以避免提问卡壳、中断或者遗漏重要事项

(2)向上级和下属提问

如果是向上级或下属提问,由于平常接触比较多,双方彼此都比较了解,提问的压力不会很大。通常只需要提前准备好项目背景、工作安排和进展等信息即可。

(3)向面试官提问

我们大部分人对面试都比较熟悉,面试别人,也被别人面试着。通常在面试接近尾声的时候,有一个提问环节。面试官会问:“你有什么要问我的吗?”。

这时候,就需要向面试官提问了。由于双方初次接触,对彼此都不熟悉,而且关系到offer的问题,因此,提出一个好问题是非常有必要的,这就需要我们提前准备好行业资料、面试公司的信息、岗位信息等。

4. 明确使用什么方式提问

不同场景和对象,提问的方式也不同。针对以上四种场景的提问,我分别总结了四套方法。

  • 向专家和竞争对手提问获取信息时,使用What-Why-How的三段论方式提问

  • 向面试官提问时,使用差异点或认同度-原因-难点挑战的三段论方式提问。

  • 向上级提问工作任务时,使用升级版5W2H的三段论方式提问。

  • 向下属提问工作进展时,使用进展-目标-困难-支持的四段论方式提问。


03

向专家提问的三段论:What-Why-How


向专家提问,主要是针对特定领域的问题,获取真实、专业、有深度和有价值的资料、数据和信息,需要提前准备好相关的行业知识和访谈大纲。
那如何结构化提问?采用三段论:What-Why-How


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  • 首先,提问事实是什么(What)。
  • 接着,提问为什么是这样子(Why)
  • 最后,提问如何做到这个结果的How


举个例子,我们想知道竞争对手公司的利润情况,如何提问呢?


  • 提问What:您所在的公司每净利率能达到多少?在行业里处于什么水平?


专家回答:公司整体利润率50%,在行业里处于前三位。


  • 提问Why:为什么能做到50%的利润率?


专家回答:因为原材料成本、人力成本控制得比较好。


  • 提问How:您公司是如何控制这些成本的?采用了哪些方式或手段?


专家回答:.........

04

向面试官提问的三段论:差异点-原因-难点

面试接近尾声时,当业务面试官提问:“你有什么问题要问我的吗?”。如何回答呢?
由于是业务面试而非HR面试,因此围绕着行业、公司、岗位这三个提问是最好的。
此时,好的提问应该既能借助最后的机会向面试官展现你的实力和价值,又能得到你想知道的信息,即好的提问=展现实力价值+得到想要的信息
那如何结构化提问?采用三段论:差异点或认同度-原因-难点挑战


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  • 首先,说出自己对行业、企业、岗位的认知(主要展现自己的价值),向面试官提问他对该观点的认同度或差异点在哪里。
  • 其次,提问为什么他持有这个观点。
  • 最后,提问在他认为的这个观点下,相关工作的挑战和难点。


具体的话术可以这样表达:
(1)提问差异点或认同度示例:
我做过分析,对行业、公司、岗位是这样看待的......,不知您是否认同我的观点?(或不知您的观点与我的有什么不同?)
(2)提问原因示例:
为什么您持有这样的观点?
(3)提问难点挑战示例:
您认为在这样的背景下,该部门及岗位工作的难点和挑战有哪些?

05

向上级提问的三段论:5W2H


向上级提问的大部分目的是为了明确工作任务或指示,确保自己工作的方向是正确的。

那如何结构化提问?通常按照三段论:用5W2H提问。(之前有专门文章介绍过5W2H,这里不详说。阅读链接:强大的"WHY型思维",是如何炼成的?)。

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  • 首先,提问为什么要做这个事情,目的是详细了解背景(Why)。

  • 其次,提问希望交付什么样的结果或实现什么样的目标,目的是进一步确认你对任务的理解是否到位(What)。

  • 最后,提问如何完成任务的相关信息,包括什么时间交付结果(When)、有哪些部门或人参与(Who)从哪里获取资源(Where)预算有多少(How much)


06

向下属提问的四段论:进展-目标-困难-支持

向下属提问的大部分目的是为了明确工作进展,确保各项工作在正常轨道运行,能如期实现目标。
在提问的过程中,切忌用责问、怀疑、打压的方式,而要围绕着如何“解决问题达成目标”进行提问。
那如何结构化提问?采用四段论:进展-目标-困难-支持


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  • 首先,提问目前xx任务进展到哪一步了?
  • 其次,提问是否能按预期完成xx任务达成目标?
  • 然后,提问达成目标存在哪些困难?
  • 最后,提问达成目标需要哪些支持?


为什么我们的研究生提不出问题?http://terry.h2city.cn/ask/question/110.html

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